Kunstnerforbundets retningslinjer for personvern

Kunstnerforbundet leverer tjenester for kunstnere og kunder. Det er nødvendig for virksomheten å lagre kontaktopplysninger om våre kunstnere, brukere og samarbeidspartnere for å kunne yte gode tjenester. Kunstnerforbundet vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere dine personopplysninger på andre måter enn beskrevet i denne personvernerklæringen.

Kunstnerforbundet, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd). Dine data vil kun deles hvis vi er rettslig forpliktet eller får ditt samtykke. Samarbeidspartnere vil kun få innsyn i opplysningene hvis dette er nødvendig for å utføre tjenester for Kunstnerforbundet.

Nyhetsbrev og e-post

Kunstnerforbundet sender ut nyhetsbrev cirka 1-2 ganger per måned via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. Anyone AS er leverandør og benytter seg av underleverandør SendGrid som databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

Kunstnerforbundet benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle institusjonens oppgaver. Kunstnerforbundets medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og jevnlig gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Opplysninger om ansatte
Kunstnerforbundet behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder og økonomiansvarlig som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent og skattekommune. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Formidlingssalg av kunst
Kunstnerforbundet AS formidler kunst på vegne av opphavsmannen (kunstneren). I slike tilfeller betyr dette at du handler av opphavsmannen, som da er å anse som kontraktsmotpart, med Kunstnerforbundet som mellommann. I slike tilfeller vil navn og adresse kunne bli delt med opphavsmannen. Opphavsmannen vil likevel ikke kunne kontakte deg i markedsføringssammenheng da vi ikke videreformidler eller registrerer aksept av slikt samtykke. Opphavsmannen er pliktig til å oppbevare denne informasjonen i 5 år i henhold til gjeldene lovverk og forskrift om regnskap/bokføring.

Arkivering av personopplysninger
Regnskapsloven pålegger oss å lagre transaksjonsdata i 5 år. Kunstnerforbundet lagrer kjøpshistorikk ut over disse 5 årene for å kunne ivareta kunders rettigheter i forbindelse med garanti og reklamasjon i henhold til forbrukerkjøpsloven, kjøpsloven og Kunstnerforbundet sine salgsbetingelser, men også med behandlingsgrunnlag i Kunstnerforbundets rolle som profesjonelt mellomledd med særegent ansvar for bevaring og sikring av vår kunsthistoriske arv.

Kunstnerforbundet har avtale med Nasjonalbiblioteket om overdragelse av vårt arkiv, som blant annet innebærer styringsdokumenter, dokumentasjon, utstillingshistorikk, protokoller og andre relevante dokumenter av historisk verdi. Kunstnerforbundet er landets eldste kunstnereide galleri for samtidskunst. Kriterier for hvilke opplysninger som arkiveres er at materialet skal ligge innenfor Kunstnerforbundets virksomhet eller være spesielt relevant for denne.

Nasjonalbiblioteket skal være den fremste kilden til kunnskap om Norge og norske forhold. Ved å ta vare på kulturarven og det offentlige ordskiftet skal Nasjonalbiblioteket danne grunnlag for dokumentasjon, forsking og læring og bidra til å skape identitet og tilhørighet.

Med hensyn til personvern og GPDR følger Nasjonalbiblioteket en høy etisk standard på materiale som er knyttet til opplysninger om privatpersoner. Deler av Kunstnerforbundets arkiv som er eller blir overdratt til Nasjonalbiblioteket vil være klausulbelagt slik at kun daglig leder ved Kunstnerforbundet har rett til innsyn eller kan godkjenne rett til begrenset innsyn.

Webanalyse og informasjonskapsler
Informasjon om besøk på våre nettsider blir logget anonymt. Loggene inneholder ikke personidentifiserbare opplysninger, men benyttes til måling av trafikk på nettstedet. Målingene gir statistikk som hjelper oss i arbeidet med å gjøre vårt nettsted funksjonelt og brukervennlig, og til å presentere relevant innhold og annonser. Til formålet benyttes informasjonskapsler (cookies) og scripts fra måleverktøyet Google Analytics.

Rettigheter og sikring av personopplysninger

Kunstnerforbundet har gode rutiner og omfattende tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til dine personopplysninger, og at behandlingen av data skjer i samsvar med kravene i gjeldende lovgivning.

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Kunstnerforbundet har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i Kunstnerforbundets systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Kunstnerforbundet ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Endringer i erklæringen
Hvis vi gjør endringer i denne personvernerklæringen, legger vi ut den reviderte versjonen her med en oppdatert revisjonsdato. Vi oppfordrer deg til å se igjennom erklæringen regelmessig. Dersom det blir utført større endringer som vesentlig endrer vår personvernpraksis kan vi også varsle deg på andre måter som f.eks. via e-post, eller på selskapets nettside eller sosiale medier.

Kontaktinformasjon
Har du spørsmål om personopplysninger kan du kontakte oss på e-post info@kunstnerforbundet.no